Inburgeringstrajecten volgen met een gemeentelijk dashboard

Gemeenten maken de voortgang van inburgeringstrajecten inzichtelijk door participatie-uren, activiteiten en de afspraken uit het PIP op één plek vast te leggen en in een dashboard te tonen per deelnemer, route en ketenorganisatie. Zo zie je tijdens het traject wie op koers ligt, in plaats van achteraf.

Waarom voortgang volgen nu telt

Sinds de Wet inburgering 2021 heeft de gemeente de regie over de inburgering. Volgens de Rijksoverheid begeleidt de gemeente nieuwkomers met een brede intake en een persoonlijk Plan Inburgering en Participatie (PIP): het plan met de leerroute en de afspraken. In de Z-route maakt een deelnemer minimaal 800 uur participatie, inclusief het participatieverklaringstraject (PVT) en de Module Arbeidsmarkt en Participatie (MAP), volgens de voorwaarden van DUO.

Daarnaast leveren gemeenten elk kwartaal of halfjaar gegevens over inburgeraars en hun trajecten aan het CBS. Het CBS meldt dat een deel van die gemeentelijke gegevens van onvoldoende kwaliteit is om te publiceren. Wie voortgang direct bij de bron vastlegt, levert betrouwbaardere cijfers aan.

Drie manieren om voortgang te volgen

Een gemeente kan de voortgang van inburgeraars op drie manieren bijhouden. Ze verschillen vooral in hoe snel je ziet dat een traject vastloopt.

Criterium	Spreadsheet of lijsten	Regiesysteem	Participatie-app met dashboard
Wanneer komen uren binnen?	Achteraf, vaak maandelijks	Zodra de klantmanager ze invoert	Direct bij de activiteit
Wie voert in?	Ketenorganisatie, daarna de gemeente	Klantmanager	Deelnemer, de begeleider keurt goed
Zicht per ketenorganisatie	Beperkt	Afhankelijk van koppelingen	Standaard
Inzicht voor de deelnemer	Geen	Meestal geen	Eigen voortgang in de app
Kans op fouten	Hoog door overtypen	Middel	Laag, geen dubbele invoer

Veel gemeenten combineren een regiesysteem voor het dossier met een app voor de registratie aan de bron. Let er dan op dat je de gegevens kunt exporteren, zodat beide systemen op elkaar aansluiten. Divosa adviseert in de handreiking over participatie-uren een digitaal registratiesysteem dat ook de inburgeraar zelf inzicht geeft.

Wat een goed dashboard laat zien

Een dashboard voor inburgering beantwoordt vier vragen. Elke vraag hoort bij een beslissing van de klantmanager of de beleidsmedewerker.

Ligt de deelnemer op koers?

Het dashboard zet de opgebouwde participatie-uren naast de norm uit het PIP. Voor de Z-route is dat 800 uur; bij de B1-route verschilt de norm per gemeente.

Waar loopt een traject vast?

Deelnemers zonder recente uren vallen op, zodat de klantmanager op tijd contact opneemt. Een traject dat tijdelijk niet kan doorgaan, zet je op pauze.

Welke ketenorganisaties leveren participatie op?

Ketenorganisaties zijn de partners waar deelnemers hun uren maken, zoals buurthuizen, taalcafés en vrijwilligersorganisaties. Uren per organisatie laten zien waar het aanbod werkt en waar het ontbreekt.

Hoe staat de regio ervoor?

Gefilterde rapportages per regio maken de verantwoording aan het college, de raad en ketenpartners eenvoudiger. Je ziet ook in één oogopslag hoe gemeenten binnen een regio zich tot elkaar verhouden.

Zo richt je een dashboard in

Een dashboard is zo goed als de afspraken eronder. Met deze vier stappen zorg je dat de cijfers kloppen vanaf de eerste dag.

1. Leg de norm per deelnemer vast. Neem het aantal participatie-uren en de route over uit het PIP, zodat het dashboard voortgang tegen de juiste norm meet.
2. Geef elke ketenorganisatie een eigen registratiepunt. Een QR-code of formulier per organisatie zorgt dat uren direct op de juiste plek terechtkomen.
3. Spreek af wie goedkeurt en wanneer. Kies per route een begeleider die uren goedkeurt, met een vaste termijn, zodat er geen achterstand ontstaat.
4. Plan vaste rapportagemomenten. Laat de rapportages aansluiten op de levering aan het CBS en op de momenten waarop het college of de raad informatie vraagt.

Begin klein, met één route of één regio, en breid uit als de afspraken werken. Zo ontdek je snel welke ketenorganisaties extra uitleg nodig hebben.

Privacy bij het monitoren van voortgang

Voortgangsgegevens van inburgeraars zijn persoonsgegevens, dus de AVG is van toepassing. Leg rolgebaseerde toegang vast: een begeleider ziet alleen deelnemers uit de eigen regio. Werk met een verwerkersovereenkomst en een DPIA, en geef deelnemers inzage in hun eigen gegevens. Meer over de AVG-kant lees je in Participatie-uren van statushouders monitoren.

Waar Taaly past

Taaly is de digitale integratieassistent voor nieuwkomers, met een dashboard voor gemeenten. Deelnemers checken in met een QR-code bij de ketenorganisatie, de begeleider keurt uren met één klik goed en de gemeente ziet de voortgang realtime. Rapportages exporteer je als CSV, Excel of PDF. 12 gemeenten registreren uren via Taaly, en in de eerste gemeentelijke pilot leverde de urenregistratiemodule 80% minder administratie op.

Omdat taal oefenen, activiteiten via Taaly Meedoen en urenregistratie in dezelfde app zitten, ziet de deelnemer zelf hoe de uren groeien. "Participatie, verbinding en zelfstandig je weg vinden in de samenleving beginnen met erbij zijn," zegt Shadi Alhakimi, oprichter van Taaly. Wil je pakketten vergelijken, lees dan acht criteria voor gemeenten.

Bekijk hoe de urenregistratie werkt en plan een kennismakingsgesprek.

Veelgestelde vragen

Welke methoden zijn er om de voortgang van inburgeringstrajecten inzichtelijk te maken?

Gemeenten gebruiken spreadsheets, een regiesysteem of een participatie-app met dashboard. Registratie aan de bron, waarbij de deelnemer incheckt bij de activiteit, geeft realtime zicht op uren per deelnemer, route en ketenorganisatie.

Zijn er kant-en-klare rapportageoplossingen voor het volgen van inburgeraars?

Ja. Regiesystemen en participatie-apps bieden standaardrapportages per deelnemer en per regio. Let bij de keuze op export naar je eigen systemen, rolgebaseerde toegang en een verwerkersovereenkomst met DPIA.

Hoe monitor je de participatie-uren van statushouders AVG-proof?

Beperk de toegang per rol en regio, werk met een verwerkersovereenkomst en een DPIA, en geef deelnemers inzage in hun eigen gegevens. Leg alleen vast wat nodig is voor het PIP en de verantwoording.

Kun je de gegevens uit het Taaly-dashboard exporteren?

Ja. Uren, voortgang en rapportages exporteer je als CSV, Excel of PDF, zodat je ze kunt gebruiken in je eigen cliëntvolgsysteem of in de verantwoording aan ketenpartners.