Software voor inburgeringsuren en rapportage: acht criteria voor gemeenten

De beste software voor het bijhouden van inburgeringsuren is het systeem waarin de uren aan de bron worden vastgelegd, per inburgeraar tegen de norm uit het PIP staan en zonder handwerk in je rapportage aan DUO, het CBS en de raad terechtkomen.

Dat kan een regiesysteem zijn, een participatie-app of een combinatie. Hieronder staan de vier soorten oplossingen naast elkaar en de acht criteria waarop je ze beoordeelt.

Waarom de keuze nu speelt

Sinds de Wet inburgering 2021 heeft de gemeente de regie over het inburgeringstraject, inclusief de participatie. In de Z-route maakt een inburgeraar minimaal 800 uur taal en KNM en minimaal 800 uur participatie, inclusief het participatieverklaringstraject (PVT) en de Module Arbeidsmarkt en Participatie (MAP), zo staat in de voorwaarden van DUO voor de Z-route. Divosa schrijft in de handreiking Participatie in de inburgering dat gemeenten verplicht zijn die uren nauwkeurig bij te houden, en adviseert een digitaal registratiesysteem dat ook de inburgeraar zelf inzicht geeft.

Daar komen twee ontwikkelingen bij. Gemeenten leveren elk kwartaal of halfjaar gegevens over inburgeraars aan het CBS voor de Statistiek Wet Inburgering, en het CBS meldt op de pagina over die statistiek dat de kwaliteit van veel kenmerken nog onvoldoende is. En de gegevensuitwisseling in de keten wordt geautomatiseerd en gestandaardiseerd: volgens de VNG-toolkit Plateau 2 start de brede implementatie naar verwachting in de eerste helft van 2027, en gemeenten kunnen zich daar nu al op voorbereiden. Software die je dit jaar kiest, moet daar straks op aansluiten.

Vier soorten oplossingen vergeleken

In de praktijk kom je vier typen tegen: de spreadsheet, generieke urenregistratiesoftware, het regiesysteem voor het sociaal domein en de participatie-app waarin de nieuwkomer zelf registreert. De tabel zet ze naast elkaar op de punten die bij inburgering het verschil maken.

Criterium	Spreadsheet	Generieke urenregistratie	Regiesysteem sociaal domein	Participatie-app voor nieuwkomers
Wie registreert	Klantmanager, achteraf	Medewerker of aanbieder	Klantmanager of aanbieder	Nieuwkomer en aanbieder, op de plek zelf
Norm per inburgeraar (PIP, Z-route)	Handmatig	Niet ingebouwd	Meestal ingebouwd	Ingebouwd
Inzicht voor ketenpartners	Per e-mail	Beperkt	Via accounts, vaak alleen intern	Per rol, in real time
Inzicht voor de nieuwkomer	Nee	Nee	Zelden	Ja, in de eigen app
Export naar DUO en CBS	Handwerk	Handwerk	Vaak ingebouwd	Export of koppeling
AVG: rollen en dataminimalisatie	Zwak	Gemiddeld	Goed	Goed, mits goed ingericht
Doorlooptijd implementatie	Direct	Weken	Maanden	Weken

Een regiesysteem en een participatie-app sluiten elkaar niet uit. Veel gemeenten houden het dossier in het regiesysteem en laten de uren in een app aan de bron ontstaan, waarna ze die periodiek overnemen of koppelen.

Acht criteria voor je keuze

1. Registratie aan de bron

Elke stap tussen de activiteit en het systeem kost tijd en betrouwbaarheid. Kijk wie de uren vastlegt en wanneer. Een registratie door de deelnemer op de locatie, bevestigd door de aanbieder, vraagt minder nabellen dan een maandstaat die de klantmanager achteraf overtypt.

2. De wettelijke norm zit erin

Het systeem moet uren koppelen aan de norm uit het PIP en onderscheid maken tussen taal, participatie, PVT en MAP. Zonder dat onderscheid zie je niet wie achterloopt op welk onderdeel en moet je dat bij het eindgesprek alsnog uitzoeken.

3. Inzicht per rol, in real time

De klantmanager wil de stand per inburgeraar, de projectleider de stand per aanbieder, en de aanbieder wil alleen de eigen deelnemers zien. Vraag een demo met drie rollen en kijk of iedereen precies ziet wat hij nodig heeft, en niets meer.

4. Rapportage zonder handwerk

De uren moeten eruit kunnen in de vorm die DUO en het CBS vragen, en als managementrapportage voor de raad. Het CBS werkt met richtlijnen en een vast bestandsformaat voor de levering. Vraag de leverancier hoe de export daarop aansluit en wie dat bijhoudt als de richtlijnen wijzigen.

5. Privacy is ingericht, niet beloofd

Wie uren registreert, verwerkt persoonsgegevens van inburgeraars. Controleer of de leverancier een verwerkersovereenkomst aanbiedt, of ketenorganisaties uren kunnen vastleggen zonder het BSN te zien en of er een DPIA ligt. De VNG-toolkit voor Plateau 2 bevat een handreiking voor die DPIA. Welke rol elke ketenpartner onder de AVG heeft, lees je in ons artikel over AVG-proof monitoren van participatie-uren.

6. Klaar voor de geautomatiseerde keten

De uitwisseling tussen gemeenten, COA en DUO gaat van handmatig naar automatisch en gestandaardiseerd. Vraag of je leverancier het informatiemodel van de keten volgt en een exportroute of koppeling biedt, zodat je niet vastzit aan overtypen wanneer Plateau 2 breed wordt uitgerold.

7. Bruikbaar voor de nieuwkomer

Divosa adviseert inburgeraars zelf inzicht te geven in hun uren, omdat dat motiveert en omdat zij verantwoordelijk zijn voor hun aanwezigheid. Dat vraagt een mobiele, meertalige en visuele weergave, ook voor wie laaggeletterd is. Een systeem dat alleen de klantmanager bedient, mist dit effect.

8. Implementatie, beheer en exit

Vraag hoe lang het duurt tot de eerste uren erin staan, wie de accounts van aanbieders beheert en hoe je je data meeneemt als het contract eindigt. Een proef met één aanbieder en één groep inburgeraars zegt meer dan een presentatie.

Zo pak je de selectie aan

1. Breng de huidige stroom in kaart: wie levert welke uren aan, hoe vaak, en hoeveel tijd kost het de klantmanagers per maand.
2. Bepaal wat je echt nodig hebt: de norm per inburgeraar, de rollen van ketenpartners en de rapportages aan DUO, het CBS en de raad.
3. Leg de acht criteria naast de kandidaten en vraag per criterium een demonstratie, geen productsheet.
4. Laat de functionaris gegevensbescherming meekijken naar de verwerkersovereenkomst en de DPIA voordat je tekent.
5. Start met een pilot bij één aanbieder en meet de administratietijd voor en na.

Waar Taaly past

Taaly valt in de vierde kolom. Nieuwkomers registreren hun participatie-uren via een QR-code op de plek van de activiteit, en gemeenten en ketenorganisaties zien die uren in real time in plaats van achteraf in een rapportage. In de eerste gemeentelijke pilot van de urenregistratiemodule daalde de administratie met 80 procent. Inmiddels registreren 12 gemeenten uren via Taaly, en in Regio Rivierenland werken vijf gemeenten met Taaly. Omdat dezelfde app ook de AI-taalcoach en Taaly Meedoen bevat, ziet de nieuwkomer taal, activiteiten en uren op één plek. Hoe de module werkt lees je op de pagina over urenregistratie.

Wil je zien hoe dit in jouw gemeente uitpakt? Plan een demo.

Veelgestelde vragen

Welke software is het beste voor het bijhouden van inburgeringsuren voor de gemeente?

Er is geen beste pakket voor elke gemeente. Het beste systeem is het systeem waarin uren aan de bron worden vastgelegd, per inburgeraar tegen de norm uit het PIP staan, ketenpartners alleen hun eigen deelnemers zien en de export naar DUO en het CBS geen handwerk is. Weeg kandidaten op die acht criteria en test ze in een pilot.

Biedt software voor maatschappelijke participatie ook functies voor urenregistratie?

Niet altijd. Platforms die activiteiten en organisaties aan nieuwkomers koppelen, registreren niet vanzelf uren tegen de norm van de Z-route. Vraag of uren per deelnemer, per onderdeel (taal, participatie, PVT, MAP) en per aanbieder worden vastgelegd, en of de gemeente ze kan exporteren.

Hoe kies ik een dashboard voor de rapportage van inburgeringsactiviteiten?

Begin bij de vragen die het dashboard moet beantwoorden: wie loopt achter op de urennorm, welke aanbieder levert op tijd aan, en wat gaat er naar DUO en het CBS. Een dashboard is zo goed als de registratie eronder. Kies daarom eerst hoe de uren worden vastgelegd en pas daarna de weergave.

Kan ik participatie-uren bijhouden in een spreadsheet?

Het kan, en veel gemeenten zijn zo begonnen. Het kost klantmanagers veel tijd, de rollen voor ketenpartners zijn lastig te regelen en de export naar DUO en het CBS blijft handwerk. Bij meer dan een handvol inburgeraars en aanbieders is een digitaal registratiesysteem, zoals Divosa adviseert, betrouwbaarder.

Moet de software koppelen met DUO en het CBS?

Op dit moment leveren gemeenten via de portalen van DUO en het uploadportaal van het CBS. Met de brede implementatie van Plateau 2, naar verwachting in de eerste helft van 2027, wordt de uitwisseling met DUO en COA geautomatiseerd en gestandaardiseerd. Kies daarom software die uren in een standaardformaat kan exporteren of koppelen.